Ordnung dauerhaft – ein Traum?

Sie nehmen sich fest vor, diesen Zustand zu ändern. Aber wie -, und vor allem, womit sollen Sie anfangen? Bei der Lösung dieser Aufgaben möchte ich gerne helfen und Ihnen „mit Rat und Tat“ zur Hand gehen. Was solche Lösungen angeht, hat sich bei mir ein reichhaltiger Erfahrungsschatz angesammelt. Und diese Erfahrungen möchte ich gerne weitergeben. Ich möchte zeigen, wie man durch gezieltes und geplantes Vorgehen ruhiger arbeiten kann und zusätzlich wertvolle Zeit für andere, oftmals wichtigere Dinge gewinnt.

Für Büro-Organisation gibt es keine feste Formel

Grundsätzlich: Es gibt kein „das muss zuerst!“ oder „nur so geht es!“. Die Arbeitsabläufe in einer Büro-Organisation sollten in erster Linie an Ihre Bedürfnisse angepasst sein. Eine äußerst wichtige Voraussetzung aber ist hingegen, die täglich, wöchentlich und monatlich anfallenden Aufgaben zu kennen und mit Prioritäten zu versehen. Zuerst sollten die Aufgaben unterschieden werden in

• Wichtig in der Sache, Bedeutung, Inhalt, Wertigkeit

Merke: Der Aspekt verändert sich nicht. Ist eine Aufgabe wichtig, bleibt Sie auch wichtig. Sie kann vielleicht dringender werden.

• Dringend entspricht dem Zeitfaktor, Termin, Fälligkeit

Merke: Der Aspekt verändert sich, wenn der Termin näher kommt oder fällig wird. Die Aufgabe wird eiliger aber nicht wichtiger von ihrer Bedeutung her.

Meine Empfehlung heißt „Sofort-Ordnung“!

Ganz wichtig: Mit dieser Methode bleibt in erster Linie Ihr Kopf frei. Ihr Schreibtisch bleibt ebenfalls frei und bietet Platz zum Arbeiten an aktuellen Aufgaben. Ein von Stapeln befreiter Schreibtisch ist keine Frage der Ästhetik, sondern ein Zeichen besserer Organisation und geringeren Stresses. Gewöhnen Sie sich an, dass auf Ihrem Schreibtisch nur solche Papiere liegen, die mit der Aufgabe zu tun haben, die Sie gerade bearbeiten. Missbrauchen Sie Ihren Schreibtisch nicht länger als Platz für die allgemeine Ablage. Für Ablagezwecke gibt es wesentlich geeignetere Möglichkeiten. Ihr Schreibtisch ist weder ein Archiv noch eine Zwischenablage - und schon gar keine Sammelstelle für Aufgaben und Zettel!

Kampf der Stapelbildung

Wie entstehen eigentlich diese Stapel? Häufig ist nicht klar, wohin mit dem Schriftstück, dem Vorgang, dem Artikel. Ein Vorgang landet nach dem anderen auf einem Stapel - gut sichtbar natürlich! Und genau so entstehen die Papierstapel. Bedenken Sie, Stapel auf dem Schreibtisch sind Ausdruck nicht getroffener Entscheidungen! Stapel machen ein schlechtes Gewissen und sie lenken ab vom Wesentlichen, denn nur die Arbeit ist lästig, die noch nicht getan ist - eine wahre Feststellung! Genau an dieser Stelle kann mit etwas Disziplin, gutem Willen und ohne weiteren Zeitaufwand die Stapelbildung verhindert werden.Sehr häufig ist Aufschieben und vor sich herschieben von Aufgaben wie zum Beispiel:

• „Dort rufe ich morgen an ...“ (Der Notizzettel liegt für den Augenblick gut sichtbar auf dem Schreibtisch.)
• „Den Bericht lese ich später ...“ (Der Bericht liegt auch auf dem Schreibtisch)
• „Das hat noch Zeit, das mache ich später ...“(Warum nicht sofort und gleich an der richtigen Stelle ablegen?)
• „Morgen passt es mir besser ...“ (... und was ist morgen wirklich?)
• „Heute ist einfach nicht mein Tag!“

Die Liste der Vorwände lässt sich beliebig fortführen.

So funktioniert die „Sofort-Ordnung“!

• Nehmen Sie sich vor, dass jeder Vorgang einen nämlich seinen Platz bekommt.
• Sie nehmen jeden Vorgang möglichst nur einmal in die Hand.
• Das heißt, Sie legen die eingetroffenen Schriftstücke sofort am richtigen Platz ab.

Das geht so: Sie entscheiden gleich beim Öffnen der Post, was mit den einzelnen Eingängen geschieht:

• Sofort erledigen, wenn der Bearbeitungsaufwand nicht größer als fünf Minuten ist; das kann handschriftlich per Fax, E-Mail oder Telefon geschehen. Einzuordnen unter - heute erledigen!
• Termingebundener Vorgang - den legen Sie auf „Wiedervorlage“ beziehungsweise auf „Termin“ -, das sind beispielsweise Rechnungen, Ausschreibungen, Angebote, Anfragen, Einladungen;
• Ist Rücksprache mit Kollegen oder Vorgesetzten nötig - heute erledigen oder auf „Termin“ beziehungsweise „Wiedervorlage“;
• Der verbleibende Rest ist im Papierkorb richtig - zum Beispiel allgemeine Kuverts, Werbung, usw.

Achtung:Kuverts von Einschreiben, Postzustellung oder Sendungen, bei denen der Poststempel von Bedeutung ist, müssen an das Schriftstück geheftet werden. Ihr Papierkorb wird zuerst voll sein. Aber Sie sind sich nicht sicher, ob Sie etwas wirklich wegwerfen dürfen? Dann nehmen Sie für diese Fälle einen großen Karton und legen darin die fraglichen Schriftstücke, Zeitschriften oder sonstiges ab, ohne diese zu zerreißen oder zu zerknüllen. In solch einem Karton bringen Sie mehr Papier unter als in einem herkömmlichen Papierkorb. Ihr Post-Eingangskorb ist leer und Ihr Schreibtisch ist frei zum Arbeiten.Alles das erledigen Sie ohne größeren Zeitaufwand! Ihr Vorteil:Die Vorgänge sind erledigt und gleich am richtigen Platz abgelegt. Ein weiterer Pluspunkt: Sie verhindern mit dieser Vorgehensweise, dass neue Aktenberge entstehen

Wie kommen Sie vom „Wühltisch“ zu einem organisierten Arbeitsplatz?

Sie müssen nichts mehr suchen - Sie haben alles gleich zur Hand!! Mein Tipp: Räumen Sie Ihren Schreibtisch komplett ab!! Entsorgen Sie alles was nicht mehr zu gebrauchen ist, auch undefinierbare elektronische Dinge. Tassen, Teller sollten dringendst in die Teeküche zum Spülen und sollten möglichst dort bleiben. Wenn Sie etwas essen und/oder trinken wollen, entfernen Sie sich von Ihrem Arbeitsplatz. Teller, Tassen, Gläser etc. haben auf dem Schreibtisch oder am PC nichts verloren. Wie viele Schäden sind schon, mit Krümel in der Tastatur, oder durch verschüttete Getränke am PC und auf Schriftstücken verursacht worden. Es ist doch peinlich, wenn Ihr „Nachrichten-Empfänger“ auf dem Schriftstück Ihre Vesperauswahl nachvollziehen kann.Alle mobilen Gegenstände/Arbeitsmittel legen Sie am besten in einen großen Karton. Wischen Sie die Schreibtischplatte sorgfältig feucht ab und reiben streifenfrei, trocken nach.

Was aber gehört nun auf Ihren Schreibtisch?

• Auf jeden Fall Ihr Telefon!
• PC oder Notebook
• ein oder zwei Stifte
• ein Notiz- oder Schreibblock
• und ganz wichtig: eine Ablagemöglichkeit für Tagesaufgaben!
• Wenn unbedingt nötig: ein Locher und ein Hefter
• ein Korb für den Posteingang - der könnte allerdings auch auf einem Sideboard stehen!

Sollten Sie während Ihrer Tagesarbeit einen Gegenstand brauchen, der sich im Karton befindet, holen Sie diesen heraus und lassen ihn auf Ihrem Schreibtisch.Die im Karton verbleibenden Utensilien haben auf Ihrem Schreibtisch nichts dauerhaft zu suchen. Räumen Sie diese Dinge an einen weiter entfernten Platz, in ein Regal oder einen Schrank. Nach diesem Muster sollten Sie auch Ihre Schreibtisch-Schubladen entrümpeln und aufräumen. Alles das, was sich jetzt auf Ihrem Schreibtisch befindet, hat hohe Priorität und wird gerade jetzt im Augenblick von Ihnen bearbeitet. Finden Sie nicht, dass ein leerer Schreibtisch motiviert? Sie können jetzt konzentrierter arbeiten und Stress wird deutlich reduziert.

Wie funktioniert ein Wiedervorlage-System?

Eine gute Übersicht über laufende und erledigte Vorgänge bieten Akteien. Eine Aktei besteht aus strapazierfähigen Kunststoff - Ordnungsboxen, dünnen Mappen aus Natronkarton zwischen 90 und 230 g/m² und/oder Klarsichtmappen. Farbige Selbstklebe-Reiter aus Karton werden beschriftet und an die Mappen geklebt. Die Reiter können von Hand beschriftet werden. Die Dokumente werden in die Mappen ungelocht und ungeheftet eingelegt.

Ein großer Vorteil:

Mit dieser Ablageform sparen Sie Zeit und Geld. Es entfällt:

• Lochen von Schriftstücken
• Bedenken Sie, viele Dokumente wie zum Beispiel Versicherungspolicen, Urkunden, Finanzverträge, Wechsel, Schecks u. s. w. dürfen nicht gelocht werden.
• passende Ablagestelle im Ordner suchen
• Hebelmechanik bedienen

Im Ordner haben Sie den abgelegten Vorgang nicht mehr im Blick. Bei Bedarf muss erst der richtige Ordner gesucht werden. Im Ordner muss in der passenden Rubrik weiter gesucht werden.

So funktioniert ein Aktei-System

• Für jeden Vorgang wird eine Mappe angelegt und beschriftet. Geordnet wird alphabetisch nach DIN 5007.
• Es werden Rubriken gebildet für zum Beispiel Finanzen, Personal, Verwaltung, Buchhaltung, Versicherungen, usw. Diese Rubriken werden mit Leitkarten und weißen, von Hand beschrifteten Reitern angezeigt.
• Für Mappen innerhalb einer Rubrik werden Farben bestimmt. So wird gleich erkannt, wenn zum Beispiel Mappen falsch einsortiert sind.

Ich habe mir meinen Alltag mit einer Aktei über Jahrzehnte übersichtlich und stressfrei gestaltet. Wann folgen Sie meinem Beispiel? Besonders gut eignet sich dieses Verfahren für die Termin-Wiedervorlage. Wann muss ein Vorgang terminiert werden?

1. Angebote abgeben - Nachfassen – Angebote, Anfragen
2. Auftragsausführung
3. Rechnungen
4. To-do-Punkte
5. Reservierungsbestätigung von Hotels, Reiseunterlagen
6. inladungen, Eintrittskarten für Veranstaltungen
7. Zeitplan und Inhalte vorbereitet für Konferenz an einem bestimmten Tag
8. Ideen für Geschenke an Mitarbeiter, Jubiläen

Zur Wiedervorlage gibt es sogenannte Termin-Sets. Sie bestehen aus 12 Klarsicht-Mappen für 12 Monate und sind mit Januar bis Dezember beschriftet 31 Klarsicht-Mappen für 31 Tage eines Monats.In die Monatsmappen (Januar – Dezember) können Zettel beliebigen Formats eingelegt werden. Das gleiche gilt für die Tagesmappen (1 – 31). Vorgänge (Angebote) in Mappen werden hinter den Tagesmappen eingestellt. Ebenso können zur Vormerkung in einem bestimmten Monat die entsprechenden Vorgänge in Mappen dahinter gestellt werden.

Die Vorteile:

1. Geringer Platzverbrauch
2. Sie haben alles im Überblick
3. Sie haben bei Bedarf nur den Vorgang, den Sie gerade benötigen zur Hand
4. Unterlagen die vor einem geplanten Termin benötigt werden, finden Sie sekundenschnell

Was mache ich mit den vorhandenen, alten Stapeln?

Zum Abarbeiten alter Stapel reservieren Sie sich jeden Tag etwa eine halbe Stunde. Sie sortieren die Stapel nach drei, höchsten vier Kriterien. Danach legen Sie die Vorgänge systematisch an der geeigneten Stelle endgültig ab. Denken Sie auch hier an den Papierkorb - Ihren wichtigsten Helfer! So verschwinden mit der Zeit auch diese Altlasten, ganz ohne Stress. Bedenken Sie, die Stapel sind auch nicht an einem Tag entstanden. Setzen Sie alles daran, keine neuen Stapel entstehen zu lassen. Testen Sie die Tipps - nicht erst morgen, sondern heute - gleich! Wenn Sie Hilfe brauchen? Ich stehe Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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